Az irodaszerek és nyomtatópapírok beszerzése alapvetően befolyásolja egy cég mindennapi működését: ha nincs papír, toner vagy toll, az azonnal lelassítja a munkát. Érdemes ezért tudatosan tervezni, hogy jó minőségű, de mégis költséghatékony termékek kerüljenek a raktárba. Az alábbi szempontok segítenek a céges beszerzés optimalizálásában.
A megfelelő papírtípus kiválasztása
Első lépésként érdemes végiggondolni, mire használja a cég a nyomtatópapírt: belső dokumentumokhoz, szerződésekhez, prezentációkhoz vagy marketinganyagokhoz. Belső, mindennapi nyomtatáshoz az általános, 80 g/m² tömegű A4-es fénymásolópapír többnyire elegendő. Szerződések, hivatalos ajánlatok és prezentációs anyagok esetén viszont célszerű 90–100 g/m²-es, simább felületű, fehérebb papírt választani.
Ha a cég rendszeresen nyomtat színes grafikonokat vagy fotókat, a normál irodai papír minősége kevés lehet. Ilyenkor érdemes vastagabb, például 120–160 g/m²-es papírt vagy speciális, tintasugaras vagy lézernyomtatóhoz optimalizált fotópapírt beszerezni. A rosszul megválasztott papír rontja a nyomat minőségét, elmaszatolódhat a festék, sőt a nyomtató hengereit is jobban terhelheti.
Külön figyelmet igényel a környezetbarát papír használata, például az FSC vagy PEFC minősítéssel ellátott, illetve újrahasznosított papírok. Ezek ma már jó minőségben és versenyképes áron elérhetők, így a vállalat CSR céljai is könnyebben teljesíthetők. Fontos azonban, hogy a választott környezetbarát papír kompatibilis legyen a meglévő nyomtatókkal, ezért érdemes tesztelni egy kisebb mennyiséget.
Kiszerelés, mennyiség és logisztika
A nyomtatópapír rendelésénél gyakori hiba, hogy egyszerre túl kicsi vagy túl nagy mennyiséget vásárol a cég. Egy átlagos irodában a szabvány kiszerelés – 500 lap/csomag, 5 csomag/karton – jól tervezhető alapegység. Ha a havi felhasználás ismert, könnyű kiszámolni, hány karton nyomtatópapírra van szükség negyedévente, így elkerülhető a gyakori utánrendelés vagy a túlzsúfolt raktár.
Nagyobb cégeknél hatékony lehet raklapos mennyiség rendelése, de ilyenkor a tárolási kapacitást is érdemes előre felmérni. A papírt száraz, lehetőleg állandó hőmérsékletű helyiségben célszerű tárolni, mert a nedvesség hullámosodást, elakadást okozhat a nyomtatóban. A nehéz dobozok emelése miatt a munkavédelmi szempontokra is figyelni kell.
- Határozzuk meg az átlagos havi papírfogyást.
- Egyeztessünk a raktárral a maximálisan tárolható mennyiségről.
- Tervezünk előre: inkább negyedéves, mint napi szintű rendelésben gondolkodjunk.
Minőség, ár-érték arány és nyomtatókímélés
Olcsóbb papír választásával rövid távon spórolhatunk, hosszabb távon viszont nőhet a nyomtatók karbantartási költsége. A túl poros vagy egyenetlen felületű lapok többször akadnak el, jobban szennyezik a hengereket, és több selejt nyomatot eredményeznek. Egy irodai lézernyomtató esetében már havi néhány elakadás is jelentős időveszteséggel járhat, főleg, ha sok munkatárs használ egy központi gépet.
Érdemes legalább középkategóriás, megbízható márkájú fénymásolópapírt választani, ami jó kompromisszum a költség és a minőség között. A papír fehérsége (CIE érték) szintén befolyásolja a nyomtatott dokumentumok megjelenését: a magasabb fehérségű papíron a színek és a fekete szöveg is kontrasztosabbak. Ezt különösen ajánlatos figyelembe venni ügyfélkommunikációs anyagoknál.
Az ár-érték arány megítélésénél nem csak a papír listaárát kell nézni, hanem a kapcsolódó költségeket is: nyomtatókarbantartás, tonerköltés, dolgozók időráfordítása elakadt papír esetén. Ha például egy jobb minőségű papír 5–10%-kal drágább, de 20–30%-kal kevesebb hibás nyomatot eredményez, összességében megtakarítást hozhat.
Irodaszerek, kiegészítők és készletgazdálkodás
A papír mellett a mindennapi irodaszerek – tollak, iratrendezők, dossziék, postázóanyagok – is tudatos beszerzést igényelnek. Érdemes szabványosítani, hogy a cég jellemzően milyen típusú dossziékat, lefűzőket vagy archiváló dobozokat használ, így egyszerűsödik a rendelés és átláthatóbbá válik a készlet. A túl sok különböző típusú irodaszer felesleges készletet és nehezebb nyilvántartást jelent.
Kisebb cégeknél bevált gyakorlat, ha kijelölnek egy „irodaszer felelőst”, aki havonta egyszer felméri a valós igényeket, és ennek alapján adja le a rendelést. Nagyobb vállalatoknál már érdemes elektronikus készletnyilvántartást használni, ahol minimum- és maximumkészlet szinteket állítanak be. Ha egy termék a minimum alá csökken, automatikusan jelzést kap a beszerzés.
- Standardizáljuk a használatos irodaszereket.
- Vezessünk egyszerű, de naprakész készletnyilvántartást.
- Rögzítsük, mely részlegek milyen mennyiségben jogosultak irodaszerekre.
Online rendelés, kényelem és utánpótlás
Az online irodaszer rendelés ma már a legtöbb cég számára idő- és költséghatékony megoldás, mert néhány kattintással beszerezhető a fénymásolópapír és a szükséges kiegészítők. A webáruházak előnye, hogy részletes termékleírások, papírtömeg- és méretinformációk, valamint ügyfélértékelések is segítik a választást. Sok szolgáltató kínál visszatérő, rendszeres rendelést vagy kedvezményt nagyobb mennyiség esetén.
Érdemes összevetni a szállítási feltételeket, díjakat és határidőket is, különösen akkor, ha nagy mennyiségű, nehéz papírt rendelünk. Ha a cég gyakran kerül „utolsó pillanatos” helyzetbe, hasznos lehet olyan beszállítót választani, aki rövid határidővel vagy akár másnapi szállítással dolgozik. Így kisebb készlettel is biztonságosan működhet az iroda.
Ha szeretnénk, hogy az irodaszer- és nyomtatópapír-beszerzés gördülékeny, tervezhető és költséghatékony legyen, érdemes most átnézni a jelenlegi gyakorlatot, és kialakítani egy tudatos, hosszú távon is működő beszerzési rendszert.