Egy vállalkozás pénzügyei könnyen átláthatatlanná válhatnak akkor is, ha egyébként szépen érkeznek a megrendelések. Az egyik héten több nagyobb számlát fizetnek ki az ügyfelek, a következőn esedékessé válik egy jelentősebb beszerzés, közben jönnek az adók, az előfizetések és a kisebb-nagyobb működési kiadások. Ha nincs rendszer, a bankszámlán látható egyenleg könnyen hamis biztonságérzetet adhat.
Ehhez nem feltétlenül kell bonyolult pénzügyi szoftver vagy naponta frissített kimutatások sora. Már néhány következetesen alkalmazott szokás sokat javíthat azon, hogy a vállalkozó tudja, mire mennyit költhet, mikor várható szűkösebb időszak, és mely kiadásokat lenne érdemes felülvizsgálni.
1. Ne a számlaegyenlegből döntsd el, mennyi pénzed van
Ha egy cég bankszámláján hárommillió forint van, abból még nem következik, hogy hárommillió forint szabadon elkölthető. Lehet, hogy két héten belül egymillió forintnyi beszállítói számlát kell rendezni, közeledik egy adófizetési határidő, és a következő hónap elején béreket is fizetni kell.
Érdemes ezért legalább három részre bontva gondolkodni a rendelkezésre álló pénzről: rövidesen esedékes kötelezettségek, működési tartalék és valóban felhasználható összeg. Már egy egyszerű táblázat is elegendő lehet, amelyben a következő 30–60 nap várható bevételei és kiadásai szerepelnek.
Hasznos gyakorlat a heti pénzügyi ellenőrzés is. Ehhez nem kell órákig táblázatokat böngészni. Elég lehet minden hét ugyanazon napján 20–30 percet szánni a kintlévőségekre, a következő hetek nagyobb kiadásaira és az aktuális egyenlegre. Így egy késve fizető ügyfél vagy váratlanul megugró költség hamarabb feltűnik.
2. Legyen külön tartalék a gyengébb hónapokra
Még egy stabil vállalkozás bevétele sem feltétlenül egyenletes. Egy kertépítőnél a tél, egy balatoni szolgáltatónál az ősz, egy webáruháznál pedig akár a karácsony utáni időszak hozhat gyengébb forgalmat. A szezonális ingadozás önmagában nem probléma, ha a vállalkozás előre készül rá.
Érdemes kiszámolni, mennyi a cég minimális havi működési költsége. Ebbe kerülhet a bér, a járulék, a bérleti díj, a telefon, az internet, a szoftverek, a biztosítás és minden olyan tétel, amely gyengébb forgalom mellett is jelentkezik. Ha ez például havi 800 ezer forint, háromhavi működési tartalék 2,4 millió forintot jelent.
A tartalék felépítését nem kell egyetlen hónap alatt megoldani. Sokkal életszerűbb, ha a vállalkozás minden beérkező bevételből meghatározott összeget vagy százalékot félretesz. Erősebb hónapokban ez az összeg növelhető, így a szezonális visszaesés idején nem hitelből vagy kapkodva kell finanszírozni a napi működést.
3. Válaszd szét a céges és a magánpénzeket
Kisebb vállalkozásoknál könnyen összecsúszhat a két kassza, különösen akkor, ha a tulajdonos maga intézi a legtöbb beszerzést. Egy tankolás, egy telefon, néhány irodaszer, majd egy magánbevásárlás – ha minden ugyanarról a kártyáról történik, hónap végén már nehéz követni, pontosan mire ment el a pénz.
A külön pénzkezelés nemcsak az adminisztrációt teszi rendezettebbé, hanem a vállalkozó saját döntéseit is. Sokkal könnyebb megítélni a cég valódi teljesítményét, ha a vállalkozási bevételek és kiadások nem keverednek a háztartás pénzügyeivel.
Az sem mindegy, milyen számlára van szükség. A vállalkozói bankszámla kérdését érdemes a vállalkozási forma, az adózási helyzet és a tényleges bankolási szokások alapján megvizsgálni. Nem ugyanazok az igényei annak, aki havonta öt átutalást indít, mint egy olyan kereskedőnek, akinek naponta több tucat pénzügyi tranzakciója keletkezik.
4. A kis költségeket is vizsgáld felül
Nem feltétlenül a nagy beruházások viszik el észrevétlenül a pénzt. Sok vállalkozásnál az évek során rengeteg kisebb rendszeres tétel gyűlik össze: felhőtárhely, projektmenedzsment-szoftver, képszerkesztő, hírlevélküldő, telefon-előfizetés, banki szolgáltatás, szakmai adatbázis vagy egy korábban használt online eszköz.
Ha tíz előfizetésből öt havi 5–10 ezer forintba kerül, már évi több százezer forintról beszélünk. Negyedévente érdemes végignézni a rendszeres terheléseket, és három egyszerű kérdést feltenni: használjuk még, szükségünk van rá, illetve létezik-e kedvezőbb csomag?
Ugyanezt érdemes megtenni a beszállítói szerződésekkel is. Egy futárcég, telekommunikációs szolgáltató vagy csomagolóanyag-beszállító ára néhány év alatt jelentősen változhat. Nagyobb forgalomnál pedig előfordulhat, hogy a vállalkozás már jobb feltételeket tudna kialkudni, csak még mindig a régi konstrukciót használja.
A kintlévőségekre is legyen szabály. Ha egy számla lejár, ne három hét múlva derüljön ki, hogy az ügyfél nem fizetett. Célszerű meghatározni, mikor megy ki az első udvarias emlékeztető, mikor követi újabb megkeresés, és milyen ponton szükséges határozottabban intézkedni. A kiállított, de ki nem fizetett számla nem használható bérekre vagy beszerzésre.
5. Havonta egyszer nézd meg, mit mondanak a számok
A pénzügyi rendszer akkor igazán hasznos, ha nem pusztán adatokat gyűjt, hanem döntéseket is támogat. Hónap végén érdemes összevetni a bevételt az előző hónappal és az előző év azonos időszakával, megnézni a legnagyobb költségcsoportokat, valamint ellenőrizni, mennyi pénzzel tartoznak még az ügyfelek.
Egy kereskedőnél például fontos lehet az árrés változása és a készlet forgási sebessége. Egy tanácsadónál inkább az számít, hány számlázható órából származik a bevétel, míg egy kisebb ügynökségnél érdemes projektenként összevetni a bevételt a ráfordított munkaidővel. Egy 800 ezer forintos projekt nem feltétlenül jobb üzlet egy 500 ezresnél, ha kétszer annyi munkaórát emészt fel.
Az adatok értelmezésében a megfelelő szakember is sokat számít. Ha könyvelőt keresel, a Bookkeepie segítségével több könyvelő közül választhatsz, és megtalálhatod a vállalkozásodhoz megfelelő szakembert.
A rendezett pénzügyek legnagyobb előnye nem az, hogy szebb lesz egy táblázat. Sokkal kézzelfoghatóbb eredményt adnak: hamarabb kiderül, ha drágul a működés, könnyebb felkészülni egy gyengébb időszakra, és egy beruházás előtt is pontosabban látható, mennyi pénzt bír el a cég. Ha ezekre a kérdésekre nem a bankszámla pillanatnyi egyenlege alapján kell válaszolni, a vállalkozó jóval biztosabb alapokról hozhat döntéseket.
Fotó: Magnific